Creëer ‘a vibrant workplace’ als onderdeel van je bedrijfscultuur – 7 tips.

De ruimte waar mensen werken is een krachtige ‘tool’ om hen in beweging te brengen en te motiveren. Maar het potentieel ervan blijft heel vaak onbenut.

Ken je het gevoel dat zodra je ergens binnenstapt – of het nu een vergaderruimte, een restaurant, een woonkamer… is – je een bepaalde ‘energie’ opvangt? Bewust, maar meestal onbewust, voel je een goede vibe of een gespannen sfeer. Dat is op de werkvloer niet anders. De mensen, de organisatiecultuur, maar ook de ruimte zelf creëren een sfeer en zorgen voor een bepaalde energie.

‘Bezoekers en sollicitanten die bij ons over de vloer komen, maken bijna allemaal een opmerking over de positieve energie die hier hangt’, zegt Nathalie Arteel (foto links), co-CEO van Arteel, cultuurexpert en auteur van het boek Durf, leef & onderneem. Arteel is recent naar een nieuw gebouw verhuisd en weet heel goed hoe je zo’n vibrant workplace creëert: zeven tips.

#1 Benut de beschikbare ruimte optimaal

‘Hoe het kantoor eruit moet zien en welke ruimtes er nodig zijn, hangt van veel factoren af’, zegt architecte en werkplekadviseur Ann Decock (foto rechts). Zij verzorgde in de kantoren van Arteel de finishing touch. Eerst kijkt ze naar hoeveel mensen je organisatie telt, hoeveel teams, hoe die werken en wat ze willen bereiken?

‘Vooral voor kenniswerkers – die eigenlijk niet aan een specifieke plek gebonden zijn – in organisaties vanaf 50 mensen bestaan daar formules voor’, zegt ze. ‘Uit onderzoek is bekend hoeveel tijd een kenniswerker gemiddeld besteedt aan operationeel werk, hoeveel tijd hij alleen werkt, spontaan of georganiseerd samenwerkt… Dan weet je precies hoeveel en welke werkplektypes je organisaties nodig heeft.’

De ruimte optimaal benutten betekent niet dat je ze volpropt met individuele werkplekken en vergaderzalen. Er moet ruimte zijn om samen te werken, te brainstormen, te ontspannen… ‘Ann heeft vooral nagedacht over hoe verschillende teams zouden samenwerken, hoe we met de ruimte de energie tussen de mensen kunnen versterken’, zegt Arteel. ‘Maar we hebben bijvoorbeeld ook een meditatieruimte waar mensen zich kunnen terugtrekken als ze daar nood aan hebben.’

‘Je kan je kantoorruimte echt inzetten als een tool om mensen te laten groeien.’

#2 Denk niet louter functioneel

Volgens Decock benaderen we de werkruimte nog té functioneel. ‘Als mensen hun werk kunnen doen en het licht en de akoestiek maar goed zitten. Sinds corona is daar verluchting en hygiëne bijgekomen. Maar er zit zoveel onderbenutte transformatieve kracht in de ruimte. Je kan je kantoorruimte echt inzetten als een tool om mensen te laten groeien.’

En dan doelt ze niet op de opkomst van de gezellige keuken die dé centrale plek van veel kantoren aan het worden is. Samen eten schept immers zo’n sterke band. Of samen pingpongen, darten, snookeren… Om nog maar te zwijgen samen drinken op vrijdag aan de kantoorbar. ‘Dat doet het allemaal niet. Het is leuk om een pingpongtafel te hebben maar niet alle organisaties hebben een cultuur die vraagt om een pingpongtafel.’

#3 Maak je missie en waarden zichtbaar

Dat brengt ons bij een belangrijk aspect van Decocks werk: de zoektocht naar de identiteit van een organisatie. Voor je aan de inrichting toekomt is het belangrijk om heel duidelijk te weten wat de missie, waarden en de purpose van een bedrijf zijn zodat je de werkplek in functie daarvan vorm kunt geven. En dit is even belangrijk voor een kleine KMO als voor een groot bedrijf. ‘Maar je zou versteld staan van het aantal organisaties dat geen duidelijke visie of strategie heeft of geen tijd voor neemt om die met de medewerkers te delen.’

Als die visie er wel is, doe je er goed aan die zichtbaar te maken: hang je missie of waarden aan de muur. ‘Op elk van onze vergaderzalen staat een waarde, zodat mensen ze beter kunnen onthouden’, zegt Arteel. Liefde is een van de kernwaarden en daar is Decock duidelijk mee aan de slag gegaan. Wanneer je de kantoren van Arteel binnenstapt zie je onmiddellijk de felrode wand waar de liefde letterlijk aan de muur hangt en waar je als bezoeker wordt naartoe gezogen. ‘We hebben zelfs met meerdere tinten rood gewerkt, omdat liefde ook meerdere lagen kent en ook voor iedereen een andere lading heeft.’

#4 Gebruik kleur zinvol

‘Meestal is het van ‘ons logo is rood, dus we willen hier en daar een rode wand’ en dan ga ik op zoek naar plekken waar ik met dat rood weg kan. In dit geval lag het voor de hand: we hebben gekozen voor de breakout room, waar de waarden van Arteel worden uitgelegd, waar het verhaal van Arteel verteld wordt. De reputatieplek, maar ook de plek naast de vergaderruimte waar je even kan ontspannen en jezelf weer kan opladen, weer energie door je lijf kan laten stromen voor de tweede helft van de vergadering. Het kloppend hart van Arteel’, getuigt Decock. Het plaatje klopt hier volledig.

‘We hebben met de hulp van Ann vergaderzaaltjes voorzien in verschillende kleuren. Zo kunnen onze mensen de ruimte kiezen die best past bij het soort gesprek dat ze hebben. Uit onderzoek blijkt dat rood een sterke fysieke impact heeft. Fel rood kan bekrachtigend, motiverend werken, zacht rood kalmeert. Blauw appelleert aan onze ratio, terwijl geel op onze emoties speelt. Groen is de balans tussen de drie andere kleuren.

‘Medewerkers blijven naar kantoor komen om gevoed te worden met sociale contacten en inspiratie’

‘Maar dat betekent niet dat het een goed idee is om het kantoor volledig in het groen te steken. De kleur van een muur is heel statisch. Die verander je niet als je er even op uitgekeken bent, dus is het niet slecht om gewoon eens op een andere plek te gaan zitten afhankelijk van hoe je je voelt en welk werk je moet verrichten.’ Dat brengt ons naadloos bij de volgende tip:

#5 Zet je eens elders

Bij Arteel worden de mensen aangemoedigd om af en toe van plek te veranderen. En daar zijn goede redenen voor. ‘Stel dat teams in je organisatie verzuilen en elkaar niet kennen. Dan is het geen slecht idee om mensen aan te moedigen om af en toe van plek te wisselen’, zegt Decock.

‘Ik vergelijk het graag met de juf die alle kinderen geregeld een nieuwe plek geeft. Dat leek pure willekeur en je was daar als kind niet altijd even blij mee, maar de juf wist heel goed wat ze deed. Als leider of HR-verantwoordelijke weet je net zo goed dat een collega naast Mieke IT-skills kan bijschaven, en dat een paar maand naast François goed is voor je kennis van het Frans.’

‘Uiteraard appreciëren we hierbij ook de zelfstandigheid en het initiatief van de medewerkers. Zij kunnen met hun persoonlijk ontwikkelingsplan in het achterhoofd ook zelf gaan bedenken dat ze wel eens naast iemand anders kunnen gaan zitten om zichzelf te blijven ontwikkelen.’

#6 Zet mensen in beweging

De vorige tip zet mensen letterlijk in beweging en zorgt voor verbinding tussen collega’s en teams. ‘Dat doen wij ook door de koffiemachine op een andere verdieping te installeren zodat de mensen verplicht worden om te bewegen.’

Maar mensen bewegen en verbinden met elkaar, met de omgeving, met de natuur binnen en buiten, doe je natuurlijk vooral op een ander niveau. ‘Elke persoon die bij ons binnenkomt krijgt een warme welkomstboodschap te zien, gegraveerd op natuurlijke materialen zoals hout. Onze mensen mogen ook hun plantjes meebrengen naar het werk en ze hier verzorgen’, zegt Arteel.

‘Sommige medewerkers plannen zelfs enkele keren per dag een tour d’amour. Dat betekent dat ze via een uitgestippeld parcours een kort blitzbezoek brengen aan alle afdelingen. Dit heeft het voordeel dat ze fit blijven, dat ze verbinding maken met de collega’s maar dat ze ook kunnen zien met welke projecten onze logistieke of productieafdeling op dat moment bezig is. Sinds enkele maanden hebben wij ook bijenkasten gezet achteraan tegen het bosgedeelte op de buitenparking. Dit is ook weer een reden om even een frisse neus te halen en te verbinden met natuur.’

#7 Toon waardering

‘Medewerkers blijven naar kantoor komen om gevoed te worden met sociale contacten en inspiratie, om verbinding te zoeken en om van elkaar te leren. Eigenlijk zou elk kantoor zo moeten worden ingericht dat mensen opladen als ze er zijn’, zegt Arteel. ‘Dat doe je trouwens niet alleen met de ruimte maar ook door continu te werken aan een positieve cultuur, een cultuur van waardering.’

‘Bij ons staat bijvoorbeeld een groot scherm in de onthaalruimte waarop onze social wall wordt geprojecteerd. Zo’n wall toont alle waarderingen die collega’s aan elkaar geven wanneer ze positief gedrag vaststellen dat in lijn ligt met de Arteel bedrijfswaarden. Mensen krijgen per kwartaal een aantal sterren en mogen die gebruiken om iemand anders te waarderen. Dit leuke gamification-platform helpt om de waarden dagelijks te laten leven, versterkt de onderlinge band met mensen, verbindt teams over de verschillende afdelingen heen en stimuleert innovatie.’

‘Zo kan elke bezoeker, sollicitant, klant of medewerker meteen zien welke goede dingen er allemaal gebeuren in ons bedrijf. En dat inspireert. Wij hebben ook een scherm waar continu een fotopresentatie wordt getoond van onze mensen. De foto’s zijn genomen op ons jaarlijkse kick-off events en ze tonen aan hoe verbonden onze mensen zijn. Er gewoon naar kijken tovert een glimlach op mensen hun gezicht.’

‘Onze deur staat steeds open voor bedrijfsleiders die op zoek zijn naar ideeën hoe je op een eenvoudige manier een werkomgeving kunt creëren die inspireert en verbindt’, zegt Nathalie Arteel. ‘Onze missie is immers om bedrijven te helpen bij het bouwen van een positieve bedrijfscultuur waar mensen elke dag met goesting komen werken.’

-> Dit artikel verscheen eerst op MT.be in de reeks Positief Stimuleren: https://www.mt.be/management/positief-stimuleren

Lees ook:

Lees ook: Doe jij al aan ‘fika’ voor een productieve bedrijfscultuur?