Denk jij er ook wel eens over na wat je nog kan doen voor je medewerkers om momenten te creëren waar ze nog lang over zullen napraten?
Afgelopen week organiseerden wij onze jaarlijkse kick-offdag. Deze dag is bedoeld om mensen bij elkaar te brengen in een andere setting dan op kantoor. Om te reflecteren over het voorbije jaar en het startsein te geven voor het drukke seizoen dat er aankomt.
De intentie is niet alleen om leuke dingen te doen, maar vooral ook om onze mensen te verbinden van hart tot hart. Wanneer mensen zich emotioneel verbonden voelen, ontstaat er immers een ongeziene energie en zijn ze nog meer gemotiveerd om voor ‘the extra smile’ te gaan.
Wij hadden gepland om samen te werken met dezelfde eventpartner als vorig jaar. Maar wat doe je wanneer je zes weken voor de geplande datum te horen krijgt dat de partner afhaakt? Graag deel ik met jou hoe deze lastminute-annulering uiteindelijk ons beste event ooit werd. En dit met een heel beperkt budget. 😊
Zes weken voor het event
Elke medewerker ontving een vragenlijstje zodat wij vooraf konden peilen naar wat voor onze mensen belangrijk is. Een van de vragen was zelfs of ze graag hun viervoeter wilden meebrengen 🐶, wat op heel wat bijval kon rekenen. Wekelijks kregen onze mensen een raadsel in hun inbox met tips voor ‘the day’. Dit zorgde voor heel wat extra positieve spanning en humor.
Eén week voor het event
De weersvoorspellingen waren niet bijster goed: regen en nog eens regen. Nog snel wat extra regenkledij aan het lijstje toevoegen en vooral positief blijven denken!
30 september, Korbeek-Dijle, 8:45
Eindelijk, de dag is aangebroken! Aankomst bij Vallis Dyliae, een charmante B&B in de Dijlevallei gelegen op zeven minuten van Leuven. Onder een stralende zon staat de eigenaar Patrick Vlasselaer ons op te wachten. Hij had zijn bijhuis van 105 vierkante meter volledig ingericht om ons te ontvangen. Er stond een ontbijt klaar met onder meer verse fruitsla, waarvan hij de druiven zelf geplukt had die ochtend. Wauw, wat een start van de dag!
Korbeek-Dijle, 9:15
Mijn echtgenoot Yves Arteel, co-CEO van Arteel, startte met een inspirerende boodschap over onze ‘why’ en lichtte nog eens toe waarom onze waarden zo belangrijk zijn. Hij deelde enkele cijfers en blikte vooruit naar het komende jaar en alle mooie cultuurprojecten die op de planning staan.
Korbeek-Dijle, 9:35
Dan is het tijd voor wat anders…. Een man in maatpak en vlinderdas neemt het woord. Zijn naam is Vincent Vermeulen, oprichter en directeur van School for Butlers & Hospitality. Hij bracht een boeiende boodschap over ‘wat wij kunnen leren van butlers’. Hij vertelde ons over zijn methodologie ‘Guestology 2.0’, en hoe je dit kan vertalen binnen je eigen organisatie om zo je customer experience te verhogen. Zijn boodschap resoneerde bij elk van onze medewerkers, ongeacht hun functie of departement waar ze werken. Iedereen was ongelofelijk enthousiast. Missie geslaagd want dankzij Vincent zijn onze mensen nog meer gemotiveerd om voor ‘The extra smile’ te gaan.
Korbeek-Dijle, 12:00
Opnieuw tijd voor heel wat anders. Tot nu toe wist niemand wat er volgde. Ik heb alles heel goed kunnen geheimhouden. De enige boodschap die ze hadden meegekregen was om goede wandelschoenen en een rugzak te voorzien met veel water en powerfood. Ik kondigde aan dat wij samen een tocht van 20 km gingen maken. Wij zouden samen als team de mooie Dijlevallei gaan ontdekken. Omdat ik hier zelf al meer dan 22 jaar woon, ken ik elk mooi plekje en had een tocht uitgestippeld die langs vier dorpen liep.
Het doel was om op onze locatie toe te komen om 16u00 want daar stond nog een verrassing te wachten. Het was belangrijk dat wij daar zeker op tijd zouden arriveren en dat zorgde bij mij toch wel voor wat extra spanning. Gelukkig had ik nog een B-plan voorzien met een kortere route van 10 km voor mensen waarvoor de tocht net toch iets te zwaar was.
Bij de aanvang van de wandeling kreeg iedereen een pakje met twintig ‘conversation cards’ die onze grafische afdeling zelf had ontworpen. De opdracht was dat iedereen zeker met tien collega’s een gesprek zou voeren tijdens de wandeling. De vragen die ik bedacht had zorgden voor verrassende en verbindende gesprekken. Ben je nieuwsgierig naar onze vragen? Bekijk ze hier.
Het was ook fijn om te zien hoe de honden vrijuit konden lopen en spelen tijdens de wandeling. Na een uurtje stappen nodigde ik iedereen uit om even stil te staan en dankbaar te zijn. Er waren zoveel redenen om dat moment dankbaarheid te voelen. In de eerste plaats omwille van de stralende zon die ons begeleidde, maar ook omwille van het fantastisch team, omwille van de mooie natuur, omwille van de bijzondere verbinding, …
Ik nodigde iedereen uit om even de ogen te sluiten en om die liefde en dankbaarheid te voelen stromen door je hart. Ik deelde iets heel persoonlijks over mezelf en vertelde hen over mijn eigen ritueel. Hoe ik elke dag de natuur intrek en luister naar mooie muziek en intussen gevoelens van dankbaarheid door mij laat stromen. Diezelfde muziek had ik meegebracht. Gedurende vier minuten hebben wij samen geluisterd naar het liedje ‘Thank you’ van Jesus Army. Daarna ging onze tocht verder richting Neerijse.
Neerijse, 16:05
Aankomst in de Baron’s Brasserie. Na een intense wandeling werd iedereen getrakteerd op een heerlijk drankje op het zonnige terras van de brasserie. Een kwartier later was het tijd voor een nieuwe verrassing. Het ganse team werd binnengeroepen en geleid naar een klein zaaltje. Iedereen kreeg twee lintjes bij het binnenkomen, een groen en een goud lintje.
Wie stond er hen op te wachten? Jean Bosco Safari samen met Anja Stas. Deze twee artiesten hadden iets heel bijzonders voorbereid. Een combinatie van muziek met poëzie: ze brachten een boodschap over de kracht van de natuur en toonden ons hoe elk van ons diezelfde kracht in ons draagt. Elk woord, elke muzieknoot drong door tot in het binnenste van onze ziel. Het gaf ons een sterk gevoel van verbondenheid met elkaar en met de natuur.
Neerijse, 17:00
Na onze dorst te hebben gelest en onze zieltjes te hebben gevoed was het tijd om terug te keren naar de B&B. Gelukkig waren wij maar twee kilometer verwijderd. Het laatste stuk van de wandeling voerde ons door het beschermd natuurgebied ‘de Doode Beemde’ waar wij konden luisteren naar het kabbelen van de rivieren de IJsse en de Dijle.
Korbeek-Dijle, 17:45
Aankomst bij de B&B. Tijd voor wat opfrissing. De eigenaar had een mooie kamer voorzien waar wij ons konden douchen en omkleden voor het avondevent. Het thema voor de avond luidde ‘Tirol’.
Korbeek-Dijle, 18:30
Samen met mijn echtgenoot gaf ik het startschot voor deel drie van het programma, wat het begin zou zijn van een geanimeerde avond. Wij brachten een toast uit op ons samenzijn en elke medewerker kreeg een mooie Kambukka drinkbus met zijn naam in gegraveerd als teken van erkenning. De traiteur was intussen druk in de weer om de laatste voorbereidingen te treffen voor een heerlijke BBQ.
Terwijl de mensen aan het genieten waren van een lekkere maaltijd werden er achter de schermen voorbereidingen getroffen voor een nieuwe verrassing. Hiervoor werd ik geïnspireerd door onze klant Van Moer Logistics. Welkom aan de Tirolerband ‘De Belgische Tirolers’! Ambiance verzekerd! Voor velen werd het een avond om nooit te vergeten.
Korbeek-Dijle, 22:00
Tijd om stilletjesaan af te sluiten. Een deel van de mensen neemt afscheid en keert huiswaarts. De andere helft heeft beslist om nog te blijven. Op naar de volgende verrassing dus J. Iedereen maakt zich klaar voor een tocht naar ‘nowhere land’.
Goed ingeduffeld, met een rugzak en een koplamp, trekken wij door een holle weg richting hoogste punt van Korbeek-Dijle. Na een kwartiertje goed doorstappen zien wij in de verte een witte waas. Hoe dichter wij de waas naderden, hoe duidelijker het werd dat wij een glampingdorp naderden dat was opgesteld temidden van de natuur.
Twee grote tenten – eentje voor de mannen en eentje voor de vrouwen – mooi ingericht met bedden, donsdekens, … met daarnaast een gedekte tafel en nog meer heerlijke drank en hapjes. Er was ook een grote vuurschaal en houtblokken voorzien om een kampvuur te maken. Iedereen heeft genoten en gezongen rond het kampvuur tot diep in de nacht. Dankzij het vuur bleven de everzwijnen op veilige afstand.
1 oktober, Korbeek-Dijle, 7:30
De opkomende zon deed iedereen al vroeg ontwaken. Wauw wat een uitzicht! Op het hoogste punt kon je kilometers ver rondom je zien. Puur natuur, er is geen enkel huis te bespeuren.
Klaar om terug naar de B&B te gaan waar ons nog een heerlijk ontbijt wachtte. Dit keer voerde de tocht ons door een maisveld omdat de holle weg bijna een rivier geworden was door de overvloedige regen die die nacht nog gevallen was.
Korbeek-Dijle, 10:00
Einde van de kick-off. Iedereen keert terug naar huis met een warm gevoel en een hart gevuld met vele mooie momenten.
Ook ik kijk terug op een geslaagde kick-off. Verschillende mensen zijn naar mij gekomen om me te bedanken. Ze vertelden me dat dit de mooiste teamdag was die ze ooit hadden beleefd, voor sommigen was het zelfs de mooiste dag van het jaar.
Welke elementen hebben dit nu zo speciaal gemaakt volgens mij?
1. Het verrassingselement
De verschillende leuke ideetjes die werden ingebouwd maakten het zeer gevarieerd en verbindend.
2. De conversation cards
Wij hebben bewust gekozen om de gesprekken te sturen in een bepaalde richting zodat er meer momenten van diepere verbinding konden ontstaan.
3. Voor ieder wat wils
Wij hebben geprobeerd om rekening te houden met de eigenheid van elk van onze mensen zodat wij zoveel mogelijk mensen konden blij maken.
4. De verbinding met elkaar en de natuur
De omgeving waar de teamdag plaats vond draagt een zekere energie en magie in haar. Dit werd onbewust (of bewust) gevoeld door de mensen. Ook het feit dat de viervoeters mee mochten werd heel erg gewaardeerd.
5. Het glampingdorp
Dankzij mijn buurman boer Dirk Michiels die zijn veld ter beschikking had gesteld en al het materiaal met zijn tractor naar boven heeft gebracht en dankzij de dames van Villa Popcorn konden wij in the middle of nowhere een unieke en exclusieve ervaring creëren: een mooie nacht onder de sterrenhemel.
Mocht je eens in de buurt van Rotselaar komen, spring dan zeker eens binnen voor een bedrijfsbezoek. In onze ontvangstruimte kan je dan meteen ook meegenieten van de mooie foto’s die gemaakt werden tijdens onze teamdag. Maar niet alleen de bezoekers, ook iedere medewerker die hier voorbij komt krijgt telkens weer een glimlach op zijn gezicht bij het zien van deze foto’s. Hoe mooi is dat om zo te kunnen terugblikken naar momenten die echt tot diep in het hart werden gevoeld?
Ik hoop dat dit verhaal je mag inspireren wanneer je zelf iets wil organiseren. Net zulke momenten – die soms wat gedurfd zijn – zijn essentieel om je mensen op een authentieke manier met elkaar te verbinden. Het zijn deze momenten die uiteindelijk bijdragen tot het bouwen van een positieve bedrijfscultuur.
Nathalie Arteel
Met dank aan:
Villa Popcorn
De Belgische Tirolers
B&B Vallis Dyliae
Boer Dirk Michiels
Traiteur Guy Hazelaers
Barons Brasserie
Kambukka
Vincent Vermeulen
Jean Bosco Safari
Anja Stas Luc Collet
